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Avant la location candidature, sélection locataires
Générez en quelques secondes vos courriers de mise en location meublée — demande de pièces justificatives, refus ou acceptation de dossier, envoi du bail, convocation à la signature et information sur le dépôt de garantie. Tous conformes au cadre légal en vigueur.
Sélection du locataire, dossier de candidature et contractualisation en location meublée : le guide complet
Vous mettez un logement meublé en location et vous ne savez pas quels documents demander, comment répondre à un candidat ou quand envoyer le bail ? Ce guide couvre chaque étape, des premières candidatures jusqu'à la signature, en respectant le cadre légal en vigueur en 2025.
Quelles pièces justificatives demander légalement ?
Depuis l'entrée en vigueur du décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 (issu de la loi Alur), la liste des documents qu'un bailleur peut exiger d'un candidat locataire est limitativement définie. Toute demande de pièce hors liste expose le propriétaire à une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
⚖️ Texte de référence : Le décret n°2015-1437 s'applique à toutes les locations meublées et vides constituant la résidence principale du locataire, y compris le bail mobilité. Il est consultable sur Légifrance.
Les pièces autorisées pour le candidat
Le bailleur peut demander une seule pièce parmi chaque catégorie suivante :
- Identité : carte nationale d'identité française ou étrangère en cours de validité, passeport, titre de séjour valide, permis de conduire.
- Domicile actuel : trois dernières quittances de loyer, attestation du précédent bailleur, attestation sur l'honneur si hébergé à titre gratuit, facture d'eau, d'électricité ou de gaz de moins de trois mois.
- Situation professionnelle : contrat de travail (CDI, CDD, saisonnier…), carte professionnelle, extrait Kbis, copie du certificat d'identification de l'INSEE pour les auto-entrepreneurs.
- Ressources : trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans comptables pour les indépendants, justificatifs de versement des indemnités (chômage, retraite, bourse), dernier avis d'imposition ou de non-imposition.
Les pièces autorisées pour le garant
Si le candidat présente un garant (caution physique), le bailleur peut lui réclamer les mêmes catégories de pièces (identité, domicile, situation professionnelle, ressources). Le garant doit également fournir un acte de cautionnement mentionnant les montants garantis.
🚫 Documents interdits : Sont notamment prohibés : relevé bancaire, carte vitale, extrait de casier judiciaire, photo de la pièce d'identité, contrat de mariage ou de PACS, attestation de bonne tenue de compte, dossier médical. Toute demande hors liste est un motif de sanction.
✅ Bon à savoir — Bail mobilité : Dans le cadre du bail mobilité (1 à 10 mois), le bailleur ne peut pas exiger de dépôt de garantie. Il peut en revanche demander une caution solidaire ou s'appuyer sur la garantie Visale d'Action Logement.
Comment évaluer et sélectionner un dossier de candidature ?
Une fois les documents reçus, l'évaluation doit reposer sur des critères objectifs et non discriminatoires. La règle généralement appliquée en location meublée est que les revenus nets du candidat représentent au moins 2,5 à 3 fois le montant du loyer charges comprises.
⚠️ Discrimination à la location : La loi du 6 juillet 1989 interdit tout refus fondé sur l'origine, le sexe, la situation familiale, l'état de santé, l'apparence physique, le nom, la grossesse, l'orientation sexuelle ou le handicap. En cas de litige, la charge de la preuve peut peser sur le bailleur.
Refus de dossier : comment répondre sans risque juridique ?
Aucune obligation légale n'impose au bailleur d'informer un candidat non retenu des motifs de son refus. Il est néanmoins conseillé d'y répondre par courtoisie et de libérer rapidement le candidat pour qu'il poursuive ses démarches.
Les bonnes pratiques
- Formuler un refus neutre et factuel
Évitez toute référence à l'origine, la situation familiale ou l'apparence. Privilégiez des formules du type « votre dossier ne correspond pas aux critères retenus pour ce logement ».
- Ne jamais justifier un refus discriminatoire
Même formulé avec tact, un motif comme « trop d'enfants » ou « pas de chien » est illégal si la clause figure dans votre bail (sauf règlement de copropriété).
- Répondre par écrit, même brièvement
Un simple email ou courrier suffit. Il n'est pas nécessaire d'envoyer une lettre recommandée pour un refus.
- Conserver les dossiers quelques semaines
En cas de contestation ultérieure, vous devrez justifier de votre choix sur la base de critères objectifs. Gardez les dossiers des autres candidats pendant un mois minimum.
Acceptation : proposition de logement et délai de réponse
Une fois le candidat retenu, la communication de l'acceptation doit être claire et contenir les conditions essentielles du logement afin d'éviter tout malentendu au moment de la signature du bail.
Ce que doit contenir votre courrier d'acceptation
- L'adresse précise du logement
- Le montant du loyer mensuel hors charges
- Le montant de la provision sur charges
- Le montant du dépôt de garantie (2 mois HC maximum en meublé)
- La date d'entrée dans les lieux prévue
- Le type de bail proposé (1 an, 9 mois étudiant, bail mobilité)
- Un délai de confirmation raisonnable (7 à 15 jours)
⚖️ Attention — Promesse de location : Un courrier d'acceptation détaillé peut valoir promesse de location et engager le bailleur à signer le bail. Si vous renoncez après l'avoir envoyé, le candidat pourrait réclamer des dommages et intérêts. Mentionnez, le cas échéant, que l'accord reste soumis à la signature effective du contrat.
Envoi du bail meublé : types de contrats et annexes obligatoires
En location meublée à usage de résidence principale, trois types de contrats sont possibles en 2025. Le choix dépend du profil du locataire et de votre stratégie locative.
Les annexes obligatoires à joindre au bail
- Notice d'information des locataires (modèle joint par décret)
- État des lieux type (conforme au décret 2016-382)
- Inventaire et état du mobilier (décret 2015-981 listant les équipements minimaux)
- Dossier de diagnostics techniques (DPE obligatoire, CREP si avant 1949, état électricité/gaz si installation > 15 ans, ERP selon zone)
- Extrait du règlement de copropriété relatif à la destination de l'immeuble (si applicable)
- Acte de cautionnement (si garant physique)
⚠️ Mobilier obligatoire : Le décret n°2015-981 fixe la liste minimale du mobilier d'un logement meublé. En l'absence d'un ou plusieurs équipements obligatoires, le bail peut être requalifié en location vide, entraînant un allongement de la durée à 3 ans et la perte des avantages fiscaux LMNP.
Convocation à la signature et état des lieux d'entrée
La convocation à la signature est une étape souvent négligée mais essentielle pour sécuriser la présence du locataire et préparer l'état des lieux d'entrée dans de bonnes conditions.
Ce que doit préciser la convocation
- Date, heure et lieu précis du rendez-vous
- Documents à apporter (pièce d'identité, chèques de règlement)
- Confirmation que l'état des lieux sera réalisé le même jour
- Mode de remise des clés prévu
L'état des lieux d'entrée — points clés
Depuis la loi Alur, l'état des lieux doit être réalisé sur un formulaire conforme au décret 2016-382. Il doit être contradictoire (signé par les deux parties) et remis au locataire lors de la signature ou au plus tard lors de la remise des clés.
✅ Conseil pratique : Réalisez l'état des lieux avec un éclairage suffisant et documentez chaque pièce avec des photos datées, annexées au document signé. En cas de litige sur le dépôt de garantie en fin de bail, ces preuves sont déterminantes.
Dépôt de garantie et premier loyer : règles et plafonds
En location meublée à usage de résidence principale, le dépôt de garantie est plafonné à deux mois de loyer hors charges par l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989. Cette règle est d'ordre public : toute clause prévoyant un montant supérieur est nulle.
Quand encaisser le premier loyer ?
Le premier loyer est exigible à la date de prise d'effet du bail, généralement le jour de la remise des clés. Si l'entrée a lieu en milieu de mois, un loyer proratisé au nombre de jours restants peut être calculé.
Modalités de paiement recommandées
- Privilégier le virement bancaire (traçabilité, preuve de paiement)
- En cas de règlement par chèque, remettre un reçu signé pour le dépôt de garantie
- Éviter les espèces au-delà des plafonds légaux
⚠️ Retard de restitution du dépôt : Tout retard de restitution au-delà du délai légal entraîne une majoration de 10 % du loyer mensuel HC par mois de retard entamé, en faveur du locataire (art. 22 alinéa 6 loi 1989). Conservez précieusement les preuves de l'état des lieux de sortie.
Générez vos courriers en quelques secondes
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Ce qu'il faut retenir
La mise en location d'un logement meublé suit un processus encadré qui, bien maîtrisé, sécurise à la fois le bailleur et le locataire. De la demande de pièces justificatives (limitée par le décret Alur) jusqu'à la remise des clés, chaque courrier que vous envoyez contribue à établir une relation locative saine et documentée.
Trois règles d'or à retenir :
- Ne demander que les pièces autorisées par le décret 2015-1437 : identité, domicile, situation professionnelle, ressources.
- Refuser sans discriminer : formulez vos refus de manière neutre, sans mentionner de motif illégal.
- Documenter chaque étape : de l'acceptation à l'état des lieux, les écrits sont votre meilleure protection en cas de litige.
Le générateur de courriers en haut de cette page vous accompagne sur chacune de ces étapes, avec des modèles juridiquement calibrés, personnalisables en temps réel et prêts à imprimer.
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FAQs
FAQ — location meublée
Les réponses aux questions que se posent le plus souvent les bailleurs LMNP lors de la mise en location d'un logement meublé.
Puis-je demander un relevé de compte bancaire au candidat locataire ?
Non. Le relevé de compte bancaire figure parmi les documents expressément interdits par le décret n°2015-1437. Demander ce document expose le bailleur à une amende. Pour évaluer la solvabilité, vous disposez des bulletins de salaire, de l'avis d'imposition et des justificatifs de ressources autorisés.
Combien de temps ^peut-on garder les dossiers de candidature refusés ?
Il n'existe pas de durée légale imposée. Par précaution, conserver les dossiers de candidature refusés pendant 1 à 3 mois permet de justifier objectivement votre choix en cas de contestation pour discrimination. Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire (principe RGPD).
Le bail meublé doit-il obligatoirement être écrit ?
Oui. L'article 25-7 de la loi du 6 juillet 1989 impose un contrat écrit pour toute location meublée à usage de résidence principale. Un bail verbal serait juridiquement fragile et priverait le bailleur de nombreuses protections légales. Un bail-type est disponible via l'arrêté du 29 mai 2015.
Que se passe-t-il si le locataire ne se présente pas à la signature ?
Si le locataire ne répond pas à votre convocation sans motif valable, vous pouvez considérer qu'il renonce au logement. Il est conseillé de lui envoyer une relance par email ou SMS avant de remettre le bien en location. En cas de préjudice (logement réservé, annonce suspendue), une indemnité peut être réclamée si une promesse de location a été signée.
Le dépôt de garantie peut-il être supérieur à 2 mois en meublé ?
Non. Le plafond de deux mois de loyer hors charges est impératif pour les locations meublées à usage de résidence principale (art. 22 loi 1989). Toute clause prévoyant un montant supérieur est réputée non écrite. En bail mobilité, aucun dépôt de garantie ne peut être exigé.
Quand doit-on remettre les documents diagnostics au locataire ?
Non. Le refus d'un locataire au motif qu'il perçoit des aides au logement constitue une discrimination illégale depuis la loi ELAN de 2018. Le bailleur ne peut pas non plus refuser la garantie Visale au prétexte que le locataire est bénéficiaire de l'aide personnalisée.
Peut-on refuser un locataire qui bénéficie des APL (Aide Personnalisée au Logement) ?
Non. Le refus d'un locataire au motif qu'il perçoit des aides au logement constitue une discrimination illégale depuis la loi ELAN de 2018. Le bailleur ne peut pas non plus refuser la garantie Visale au prétexte que le locataire est bénéficiaire de l'aide personnalisée.